Vereinsbeschlüsse

Wie jedes Jahr stehen auch jetzt wieder in vielen Vereine die Mitgliederversammlungen an. Die Mitgliederversammlung ist nach dem Gesetz das oberste Organ eines jeden Vereins und für alle Angelegenheiten des Vereins zuständig, die nicht durch Gesetz oder Vereinssatzung einem anderen Vereinsorgan wie etwa dem Vorstand zugewiesen sind.

Vereinsbeschlüsse

Zu ihren Aufgaben gehört insbesondere die Wahl und Abwahl des Vorstands sowie dessen Beaufsichtigung und Entlastung, die Erteilung von Weisungen an den Vorstand einschließlich der Aufstellung von Haushaltsplänen und Richtlinien zur Geschäftsführung, die Entscheidung über Satzungsänderungen und die Auflösung des Vereins, die Beitragsfestsetzung sowie die Entscheidung über alle wichtigen Angelegenheiten, die der Vorstand zu seiner eigenen Absicherung der Mitgliederversammlung vorlegt.

Diesen Aufgaben kommt die Mitgliederversammlung insbesondere durch Wahlen und Beschlüsse nach, die, soweit die Satzung nicht weitergehende Vorschriften hierzu enthält, mit absoluter Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst werden müssen.

Fehler bei der Beschlussfassung[↑]

Hierbei kann jedoch eine Reihe von Fehlern unterlaufen, die zu einer Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der Wahl oder des Beschlusses führen können. Der wichtigsten Fehler wollen wir uns in diesem Beitrag einmal annehmen.

Zunächst einmal gilt: Eine wirksame Beschlussfassung setzt stets voraus, dass die gesetzlichen Vorschriften ebenso eingehalten wurden wie die in der Satzung des Vereins festgelegten Regelungen. Wird ein Beschluss unter Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen zwingende Satzungsbestimmungen gefasst, ist er nichtig. Solche Verstöße können zum einen in unzulässigen Beschlussinhalten liegen, etwa wenn gegen den Grundsatz der Gleichbehandlung aller Mitglieder verstoßen wird. Meist gründet sich die Nichtigkeit des Beschlusses jedoch auf einem Verstoß gegen Vorschriften über das Zustandekommen des Beschlusses, also etwa auf Einberufungsmängeln oder auf der Verletzung von Verfahrensvorschriften über den Ablauf der Mitgliederversammlung. Und die Fehlerquellen sind vielfältig, wie ein Blick allein auf die Rechtsprechung der Gerichte in den letzten Jahren zeigt:

So sind etwa Beschlüsse der Mitgliederversammlung regelmäßig nichtig, wenn die Versammlung durch einen Unbefugten (also etwa nicht durch den Vorstand) einberufen wurde oder nicht alle Mitglieder „ordnungsgemäß“ in der nach Satzung bestimmten Form und Frist geladen wurden. Auch wenn in der Einladung der Gegenstand der Beschlussfassung nicht ausreichend oder auch gar nicht aufgeführt wurde, also etwa keine vollständige Tagesordnung beigefügt war, gefährdet dies den Bestand des Beschlusses.

Auch eine nicht beschlussfähige Mitgliederversammlung kann keine wirksamen Beschlüsse fassen, weshalb es sich regelmäßig empfiehlt, in der Satzung eine Lösung für dieses Problem vorzusehen, etwa dadurch, dass bei Beschlussunfähigkeit umgehend eine zweite Versammlung einzuberufen ist, die dann stets beschlussfähig ist. Aber auch ein zu großer Mitgliederandrang kann die Wirksamkeit der gefassten Beschlüsse beeinträchtigen, etwa wenn ein Teil der Mitglieder an der Versammlung nicht ordnungsgemäß teilnehmen kann, weil der Versammlungsraum zu klein ist.

In all diesen Fällen ist der Beschluss grundsätzlich unwirksam. Allerdings gibt es hiervon im Interesse des Vereins Ausnahmen. So haben, wie es der Bundesgerichtshof formulierte, Einwendungen, denen kein beachtliches Schutzbedürfnis des (unterlegenen oder übergangenen) Mitglieds zugrunde liegt, zurückzutreten hinter dem Interesse der Mitgliedergesamtheit daran, dass das für ein geordnetes Vereinsleben unerlässliche grundsätzliche Vertrauen auf den Bestand von Versammlungsbeschlüssen nicht unnötig gestört wird.

So können sich etwa in einer Abstimmung unterlegene Mitglieder später nicht darauf berufen, dass sie nicht oder nicht rechtzeitig eingeladen waren oder dass der strittige Beschlussgegenstand in der Einladung nicht auf der Tagesordnung verzeichnet war, wenn sie auf der Versammlung anwesend waren und der Durchführung und der Beschlussfassung dort nicht widersprochen haben.

Nicht ausreichend ist dagegen die oft anzutreffende Rechnung, dass die Mehrheit für den Beschluss so groß gewesen sei, dass er auch bei Anwesenheit des nicht eingeladenen Mitglieds gefasst worden wäre. Dieses Argument scheitert schon regelmäßig daran, dass vor der Beschlussfassung eine Debatte stattgefunden hat, die bei anderer Beteiligung ja vielleicht einen anderen Verlauf hätte nehmen können.

Auch wenn Beschlüsse jahrelang widerspruchslos dem Vereinsleben zugrunde gelegt wurden, kann sich später niemand mehr darauf berufen, dieser Beschluss sei wegen eines Fehlers bei der Beschlussfassung nichtig. Dagegen reicht es zur Heilung eines unwirksamen Beschlusses nicht aus, dass eine spätere Mitgliederversammlung diesen nichtigen Beschluss als wirksam behandelt, hier wäre statt dessen eine erneute Beschlussfassung erforderlich, diesmal jedoch in satzungsgemäß einwandfreier Form.

Beschlussprotokollierung[↑]

Haben Sie alle diese Fehlerquellen umschifft und in der Mitgliederversammlung wirksame Beschlüsse gefasst, müssen diese noch protokolliert werden. Wird diese Niederschrift ordnungsgemäß und formgerecht erstellt, erbringt das Protokoll den vollen Beweis für die Richtigkeit und Vollständigkeit des in dem Protokoll Beurkundeten, sodass jeder, der später einen anderen, abweichenden Ablauf behauptet, für diesen voll beweispflichtig ist.

In welcher Form dieses Protokoll zu führen ist, bestimmt zwingend die Vereinssatzung. Ist dort nichts weiter Gehendes bestimmt, reicht ein Ergebnisprotokoll, also eine Niederschrift über die Mitgliederversammlung, in dem lediglich die Beschlüsse und die Wahlergebnisse festgehalten werden. Ein solches Ergebnisprotokoll ist allerdings die zwingende Mindestvoraussetzung. Auch sollte die Vereinssatzung zumindest noch eine Vorschrift darüber enthalten, wer das Protokoll zu unterzeichnen und damit die Gewähr für seine Richtigkeit und Vollständigkeit zu übernehmen hat. Üblich ist hier regelmäßig die Unterschrift von zwei Personen, etwa des Vorsitzenden bzw. Versammlungsleiters und des Schriftführers bzw. Protokollführers, ausreichend ist es aber auch, wenn die Satzung lediglich die Unterschrift etwa des Schriftführers vorsieht. Teilweise sehen die Vereinssatzungen auch vor, dass die Niederschriften in ein „Protokollbuch“ aufzunehmen sind. Dies regelt jedoch nur die Form der Aufbewahrung des Protokolls, sodass auch ein außerhalb des Protokollbuchs erstelltes Protokoll ordnungsgemäß ist.

Bleibt noch die Frage, was alles in dem Protokoll der Mitgliederversammlung verzeichnet sein muss. Auch hier gilt es zunächst, einen Blick in die Satzung zu werfen, die hierfür bestimmte Anforderungen stellen kann. Ansonsten ist in dem Protokoll zumindest aufzunehmen, wann und wo die Mitgliederversammlung stattgefunden hat, wer die Versammlung geleitet und wer das Protokoll geführt hat, wie viele stimmberechtigte Mitglieder erschienen sind und schließlich der Wortlaut der gefassten Beschlüsse. Darüber hinaus sollten auch die gestellten Anträge sowie die Abstimmungsergebnisse aufgeführt werden. Soweit die Beschlussanträge oder Erklärungen schriftlich vorliegen, können diese als Anlage zum Protokoll genommen und sodann im Protokoll hierauf verwiesen werden.

Haben Wahlen stattgefunden, so ist der Gewählte mit Vor- und Familiennamen und zumindest dem Wohnort zu bezeichnen und das Abstimmungsergebnis zahlenmäßig anzugeben, außerdem ist die Erklärung des Gewählten festzuhalten, dass er die Wahl annimmt. Es reicht also nicht die Angabe im Protokoll „zum Vorsitzenden wurde mehrheitlich unser Vereinsmitglied Willi Schmitz gewählt“, stattdessen muss ausführlicher geschrieben werden: „Zum Vorsitzenden wurde Hans-Günther Dietrich, Bankkaufmann aus Paderborn, mit zehn Ja-Stimmen bei drei Gegenstimmen und einer Enthaltung (oder: einstimmig bei eigener Enthaltung etc.) gewählt. Er nahm die Wahl an.“ Neben diesen absolut zwingenden Bestandteilen sollte im Versammlungsprotokoll noch die Tagesordnung aufgeführt sein, ebenso die Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung der Versammlung und, sofern die Satzung besondere Bestimmungen zur Beschlussfähigkeit enthält, auch die Feststellung, dass die Versammlung beschlussfähig ist.

Wird in der Versammlung Widerspruch gegen das Zustandekommen oder die Wirksamkeit eines Beschluss erhoben, so ist dies ebenfalls in die Niederschrift aufzunehmen. Darüber hinaus gehende Aufzeichnungen, etwa über den Verlauf der Versammlung, brauchen nicht in das Protokoll aufgenommen werden, solange die Vereinssatzung dies nicht bestimmt. Allerdings sollte stets beachtet werden, dass das Protokoll später oftmals die wichtigste oder gar einzige Quelle für das Verständnis eines bestimmten Beschlusses ist, sodass es oftmals sinnvoll sein kann, auch die Diskussion, die einem gefassten Beschluss vorausging, zumindest stichwortartig mit in das Protokoll aufzunehmen.

Dieses Versammlungsprotokoll muss nicht sofort in der Versammlung geschrieben werden. Üblich und ausreichend ist es, wenn es nach der Versammlung anhand der in der Versammlung gefertigten Notizen erstellt wird. Doch ist dabei zum einen zu beachten, dass die gefassten Beschlüsse im Wortlaut wiedergegeben werden, sodass diese auf alle Fälle in der Versammlung mitgeschrieben werden müssen. Zum anderen ist auch zu bedenken, dass das Erinnerungsvermögen an den Ablauf der Versammlung mit dem zeitlichen Abstand zur Versammlung abnimmt und daher bei einem zu großen zeitlichen Abstand zwischen der Versammlung und der Erstellung des Versammlungsprotokolls dieses Protokoll seine Beweiskraft einbüßen kann.

Üblich, aber ohne eine entsprechende Satzungsvorschrift nicht notwendig ist dagegen, dass das Versammlungsprotokoll durch die nächste Mitgliederversammlung genehmigt wird. Dies ist auch sinnvoll, da die Genehmigung dazu führt, dass die Mitglieder, die der Genehmigung nicht widersprochen haben, die Vermutung der Richtigkeit und Vollständigkeit der in dem Protokoll aufgeführten Beschlüsse und Wahlen gegen sich gelten lassen müssen.

Wenn die Satzung dies vorsieht, darf jedes Mitglied des Vereins Einsicht in das Versammlungsprotokoll nehmen, auch dann,8 wenn es selbst an der Versammlung gar nicht teilgenommen hat. Fehlt ein solches Einsichtsrecht in der Satzung, kann gleichwohl jedes Mitglied die Einsicht in das Protokoll verlangen, sobald es ein berechtigtes Interesse an dieser Einsichtnahme darlegt. Dagegen hat ohne eine entsprechende Satzungsbestimmung kein Mitglied einen Anspruch auf Überlassung einer vollständigen oder auszugsweisen Fassung des Protokolls.