Die Qual der Wahl

Die jetzige Winterzeit ist in vielen Vereinen auch Hauptversammlungszeit. Und damit auch die Zeit der Neuwahlen zu den diversen Vorstandsämtern. Dies soll heute Anlass sein, einmal einen Blick auf die rechtlichen Regelungen zum Vorstandsamt zu werfen.

Die Qual der Wahl

Zunächst zur Klarstellung: Der Vorstand ist der gesetzliche Vertreter des Vereins, ihm obliegt die gerichtliche und außergerichtliche Vertretung des Vereins. Diese Bestimmung betrifft allerdings nur den Vorstand im gesetzlichen Sinne, der in vielen Satzungen auch etwa als „geschäftsführender Vorstand“ bezeichnet wird, und neben dem in vielen Vereinen  noch ein erweiterter Vorstand existiert, dem weitere Mitglieder angehören. Uns soll hier aber nur der gesetzliche, der „geschäftsführende“ Vorstand beschäftigen.

Das Gesetz beschreibt den Vorstand neben der Mitgliederversammlung als eines der beiden zwingend vorgeschriebenen Organe des Vereins. Jeder Verein muss also einen Vorstand haben.

Der Vorstand kann zunächst aus einer oder auch aus mehreren Personen bestehen, aus wie vielen Mitgliedern der Vorstand genau besteht, bestimmt die Vereinssatzung. Der Verein legt in seiner Satzung fest, ob der Vorstand aus einer oder mehreren Personen bestehen soll.

Üblich ist es, die Geschäftsführung inmehrere Bereiche aufzuteilen, die jeweils von einem Vorstandsmitglied übernommen werden. Oft werden hierzu für die einzelnen Vorstandsämter bestimmte Bezeichnungen (etwa „Erster Vorsitzender“, „stellvertretender Vorsitzender“, „Kassenwart“, „Schriftführer“) verwendet. Dies ist aber nicht zwingend, die Vorstandsmitglieder können auch gleichberechtigt sein. Und: Die bloße Bezeichnung der einzelnen Vorstandspositionen trifft für sich alleine noch keine satzungsmäßige Aufgabenverteilung. Die Bezeichnung als „Kassenwart“ etwa beschränkt dieses Vorstandsmitglied nicht auf die reine Tätigkeit eines Kassierers, es bleibt vielmehr Vorstandsmitglied mit allen Rechten und Pflichten auch in anderen, nicht die Kasse betreffenden Bereichen, genauso wie jedes andere Mitglied ebenfalls eine (Mit-)Verantwortung für das Finanzwesen des Vereins trifft. Sollen in einem Verein die Aufgaben zwischen den einzelnen Vorstandsmitgliedern verteilt werden, muss neben der Bezeichnung der Vorstandsämter auch eine Beschreibung der Aufgaben bereits in der Satzung vorgenommen werden.

Nach dem Gesetz ist es auch nicht erforderlich, dass der Vorstand von Vereinsmitgliedern gestellt wird. Es kann also, wenn die Vereinssatzung hier nicht etwas anderes vorschreibt, ohne weiteres jemand Vorstand eines Vereins sein, ohne ihm auch als Mitglied anzugehören. Die Wahl und die Berufung des Vorstandes erfolgt, falls die Satzung nichts anderes bestimmt, durch die Mitgliederversammlung. Soweit die Satzung dies ausdrücklich vorschreibt (und auch nur dann), ist aber auch eine Berufung durch andere Organe des Vereins oder durch einen Dritten möglich oder auch die Besetzung einer bestimmten Vorstandsposition mit dem Inhaber z.B. eines bestimmten, außerhalb des Vereins bestehenden Amtes.

Wird der Vorstand gewählt, erfolgt die Wahl durch die Mitgliederversammlung in der Regel mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Manche Vereine wählen zur Durchführung der Vorstandswahl zunächst einen Wahlausschuss. Er hat die Aufgabe, den Wahlgang zu leiten, die Stimmen auszuzählen und das Ergebnis bekannt zu geben. Zwingend ist dies jedoch nicht, wenn auch immer dann zu empfehlen, wenn der Vorsitzende selbst zur Wiederwahl steht.

Hat sich die Zusammensetzung des Vorstandes nach einer Wahl geändert, so ist der Vorstand gesetzlich verpflichtet, diese Veränderung dem Amtsgericht schriftlich mitzuteilen, wobei die Unterschriften des Vorstands unter dieser Anmeldung durch einen Notar beglaubigt werden müssen. Dieser Anmeldung muss eine Abschrift des Wahlprotokolls beigefügt sein. Wird der Vorstand dagegen in derselben personellen Besetzung wiedergewählt, braucht keine neue Anmeldung zum Vereinsregister zu erfolgen, allerdings ist gleichwohl zu empfehlen, dies dem Amtsgericht formlos mitzuteilen. Eine Verpflichtung dazu besteht aber nicht.

Die Bestellung des Vorstandes ist jederzeit widerruflich, wobei zum Widerruf, falls die Satzung nichts anderes bestimmt, das Vereinsorgan oder derjenige zuständig ist, durch den auch die Wahl oder Bestellung dieses Vorstandes erfolgt. Die Widerruflichkeit kann in der Satzung nicht ausgeschlossen, wohl aber auf den Fall eines wichtigen Grundes beschränkt werden. Im Übrigen endet das Amt des jeweiligen Vorstandsmitgliedes durch Tod, durch Ablauf der Wahlzeit, durch Austritt aus dem Verein, wenn der Vorstand satzungsgemäß nur aus den Reihen der Mitglieder gebildet wird, oder durch Amtsniederlegung. Die Vereinssatzung kann darüber hinaus auch noch weitere Endigungsgründe vorsehen.

Problematisch ist hier insbesondere die im Gesetz so vorgesehene automatische Beendigung des Vorstandsamtes mit Ablauf der Wahlzeit. Beispiel: Die Vereinssatzung sieht vor, dass der Vorstand durch die Mitgliederversammlung für jeweils zwei Jahre zu wählen ist. Der Verein wählt nun im Januar 2004 einen neuen Vorstand. Dessen Amtszeit läuft mithin im Januar 2006 aus. Steht die Mitgliederversammlung für 2006 nun aber erst im April an, hat der Verein für die dazwischen liegenden drei Monate keinen Vorstand, auch dann nicht, wenn im April eine Wiederwahl des alten Vorstandes erfolgt. Der Verein ist also für drei Monate handlungsunfähig. Dieses Ergebnis kann man dadurch vermeiden, dass die Vereinssatzung eine Vorschrift enthält, wonach der alte Vorstand bis zur Wahl eines neuen Vorstandes im Amt bleibt.
Eine viele Vereine drängende Frage ist auch, was geschieht, wenn sich nicht genügend Vorstandsmitglieder finden. Hier ist zunächst ein Blick in die Vereinssatzung erforderlich, und zwar auf die Bestimmung, wie viele Vorstandsmitglieder zur Vertretung des Vereins jeweils erforderlich sind, in den meisten Satzungen dürfte sich hierzu die Bestimmung finden, dass der Verein durch zwei Vorstandsmitglieder vertreten wird. Solange sich zumindest so viele Vorstandsmitglieder finden, ist es vereinsrechtlich unproblematisch, wenn die übrigen Positionen zunächst unbesetzt bleiben. Es ist dann also durchaus möglich, dass die Wahlen der übrigen Vorstandsmitglieder etwa auf eine spätere Mitgliederversammlung verschoben und bis dahin weiter nach möglichen Kandidaten Ausschau gehalten wird. Problematisch ist es allerdings, wenn diese Mindestzahl nicht mehr erreicht wird, da der Verein dann handlungsunfähig wäre und notfalls über das Amtsgericht ein Notvorstand bestellt werden müsste.

Der Vorstand muss auf der Mitgliederversammlung jederzeit Auskunft über den Stand der Vereinsgeschäfte geben. Spätestens mit Beendigung seines Amtes ist er verpflichtet, Rechenschaft abzulegen, in der Regel hat diese Rechenschaftslegung sogar jährlich zu geschehen.

In der Regel erfolgt dies durch einen Geschäftsbericht, in dem der Vorstand den Verlauf des Jahres und die Lage des Vereins darstellt. Zu diesem Geschäftsbericht zählt auch die finanzielle Jahresabrechnung des Vereins. Solange die Satzung nicht ein anderes Verfahren vorschreibt, ist der Vorstand gegenüber der Mitgliederversammlung rechenschaftspflichtig, die auch über die Entlastung des Vorstandes beschließt. Erteilt die Mitgliederversammlung dem Vorstand die Entlastung, wird damit der Vorstand aus seiner besonderen Haftung gegenüber dem Verein entlassen, der Verein verzichtet damit auf mögliche Schadensersatz- oder sonstige finanzielle Ansprüche gegenüber den Vorstandsmitgliedern.