Die Pflichten des Vorstands

Zwischen den einzelnen Vorstandsmitgliedern und dem Verein besteht, sofern die Satzung keine abweichenden Regelungen trifft, ein Auftragsverhältnis. Aus diesem Auftragsverhältnis heraus hat der Vorstand die ihm übertragenen Geschäfte grundsätzlich persönlich wahrzunehmen, er darf die Ausführung des Vorstandsamtes (wohl aber von einzelnen Geschäften) nicht einem Dritten übertragen. Stellt der Vorstand zur Erfüllung seiner Aufgaben z.B. Angestellte ein, so ist er gemäß § 278 BGB für deren Verschulden haftbar als wenn es sein eigenes wäre.

Die Pflichten des Vorstands

Dem Vorstand obliegt eine allgemeine Sorgfalts- und Treuepflicht gegenüber dem Verein. Bei seiner Amtsführung hat jedes Vorstandsmitglied die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters zu beachten. Über alle ihm durch seine Vorstandstätigkeit bekannt gewordenen Sachverhalte hat er Stillschweigen gegenüber Außenstehenden zu bewahren, soweit nicht eine Verpflichtung zur Offenlegung besteht.

Wurden dem Vorstand von einem zuständigen Vereinsorgan, etwa der Mitgliederversammlung, oder, wenn von der Satzung vorgesehen, vom erweiterten Vorstand Weisungen erteilt, so ist er verpflichtet, diese bei seiner Tätigkeit zu beachten. Er darf von einer solchen Weisung nur dann abweichen, wenn er den Umständen nach annehmen darf, dass das weisungserteilende Organ, also etwa die Mitgliederversammlung, bei Kenntnis der (geänderten) Sachlage die Abweichung billigen würde.

Zur Geschäftsführung des Vorstandes zählt insbesondere die ordnungsgemäße Verwaltung des Vereinsvermögens. Dies umfasst die rechtzeitige Zahlung der Vereinsverbindlichkeiten und, soweit möglich, die Erhaltung des Vereinsvermögens. Zur ordnungsgemäßen Verwaltung des Vereinsvermögens gehört auch die Erfüllung z.B. der den Verein treffenden steuerlichen und sonstigen öffentlich-rechtlichen Pflichten. Bei einer Überschuldung des Vereines hat der Vorstand unverzüglich beim zuständigen Amtsgericht das Insolvenzverfahren zu beantragen. Wird der Insolvenzantrag trotz bestehender Überschuldung des Vereins nicht oder zu spät gestellt, so haften die schuldhaft handelnden Vorstandsmitglieder den Gläubigern des Vereins für den aus dieser Verzögerung entstehenden Schaden persönlich und gesamtschuldnerisch, d.h. jedes einzelne Vorstandsmitglied kann von den Gläubigern mit seinem gesamten Privatvermögen für die volle Schuldenlast des Vereines in Anspruch genommen werden.

Des weiteren ist der Vorstand verpflichtet, die Einnahmen und Ausgaben des Vereins geordnet und übersichtlich aufzuzeichnen. Auf der Mitgliederversammlung hat der Vorstand einen Rechenschaftsbericht abzugeben. Im Rahmen des Rechenschaftsberichtes ist den Mitgliedern Auskunft zu erteilen und das gesamte Kassenwesen und vorhandene Bestände offen zu legen. Dabei sind die Vereinsmitglieder über alle Angelegenheiten zu unterrichten, die zur sachgemäßen Beurteilung der Geschäftsführung des Vorstandes und zur Erteilung der Entlastung notwendig sind. Außerhalb der Mitgliederversammlung braucht der Vorstand einzelnen Mitgliedern keine Auskunft zu erteilen.

Für seine Tätigkeit hat der Vorstand einen Anspruch auf Ersatz seiner Aufwendungen. Aufwendungen sind alle Vermögensopfer mit Ausnahme der eigenen Arbeitszeiten und der Arbeitskraft, die der Vorstand zur Erfüllung seiner Aufgaben freiwillig, auf Weisung des zuständigen Vereinsorgans oder als notwendige Folge seiner Geschäftsführung erbringt. Das Gesetz geht hier also von einer unentgeltlichen und rein ehrenamtlichen Tätigkeit aus, ein Anspruch auf Vergütung besteht dagegen nur, wenn die Satzung dies ausdrücklich vorsieht. Der Aufwand kann vom Verein entweder nach Einzelnachweis abgerechnet oder aber pauschal abgegolten werden. Bei einer pauschalen Abrechnung ist aber darauf zu achten, dass die Pauschalbeträge den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen dürfen. Ein weiteres Problem in einem mehrköpfigen Vorstand ist die gesetzlich vorgesehene Gesamtgeschäftsführung, nach der alle Vorstandsmitglieder bei allen Geschäftsführungsmaßnahmen mitwirken. Dies ist in der Praxis regelmäßig so nicht durchführbar. Aus diesem Grunde wird die Vorstandstätigkeit oftmals nach Sachgebieten und Gegenständen aufgeteilt mit der Folge, dass die Verwaltung des Vereins insgesamt zwar immer noch dem gesamten Vorstand obliegt, die Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb des Vorstandes jedoch fest einzelnen Personen zugewiesen sind. Eine solche Ressortaufteilung ist ohne weiteres zulässig, allerdings ist hierfür eine ausdrückliche Regelung in der Satzung erforderlich. Aus der Satzungsregelung muss klar hervorgehen, welches Aufgabengebiet welchem Vorstandsmitglied zugewiesen ist. Nicht ausreichend ist es hierfür, lediglich die jeweiligen Vorstandsämter in der Satzung mit ihrer Bezeichnung („Schriftführer“, „Kassierer“, „Sportwart“) aufzunehmen, die Geschäftsführungsangelegenheiten müssen vielmehr ausdrücklich zugewiesen werden.

Aber auch im Rahmen eines derartigen Ressortprinzips, in dem der jeweilige Ressortleiter die Handlungsverantwortung und somit auch die Haftung in seinem Bereich übernimmt, trifft den Gesamtvorstand eine Überwachungspflicht auch für die einzelnen Ressorts. Nimmt der gesamte Vorstand diese Pflicht nicht hinreichend wahr, so trifft ihn ein Informationsverschulden. Entsteht in Folge nicht ordnungsgemäßer Ressortführung dem Verein ein Schaden, können dann bei nicht erfolgter Überwachung sowohl der Ressortleiter als auch die übrigen Vorstandsmitglieder zur Verantwortung gezogen werden.