Vereinsverwaltung — unkompliziert und schnell dank Vereinsverwaltungssoftware

In einem Verein als Vorstand, Kassierer, Kassenprüfer oder Schriftführer tätig zu sein, bedeutet, viel Zeit für die Organisation aufzuwenden, meist mehr Zeit, als ursprünglich geplant war, Zeit, die für andere Dinge verloren geht. Mit einer geeigneten Software lässt sich dieser Zeitaufwand bedeutend verringern.

Vereinsverwaltung — unkompliziert und schnell dank Vereinsverwaltungssoftware

Vereinssoftware vs. Excel-Lösung

In jedem Verein, egal ob groß oder klein, müssen Mitgliederdaten und Beiträge verwaltet, Ein- und Ausgaben aufgezeichnet und Informationen versendet werden. Für die Erledigung dieser Aufgaben werden, vor allem aus Kostengründen, häufig selbst erstellte Notlösungen in Form von Word- oder Excel-Dateien genutzt. Die Arbeit mit diesen Hilfsmitteln ist jedoch gerade in größeren Vereinen zeitraubend und unflexibel. Zudem kennt sich nicht jeder mit Excel und Co. aus, so dass schon Probleme auftreten können, wenn es sich nur um die Erstellung einfacher Statistiken handelt. Wenn es dann um die Erstellung von Schnittstellen zwischen Mitgliederverwaltung und Finanzbuchhaltung geht, werden die Schwierigkeiten noch größer. Im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung wird das Ganze noch komplizierter, da Finanzämter im Excel erstellte Aufzeichnungen nicht als ordnungsgemäß anerkennen, da diese nachträglich geändert werden können.

In extra dafür geschaffenen Vereinssoftwarelösungen, beispielsweise von Lexware, sind dagegen zumindest die wichtigsten Funktionen schon enthalten und können ohne großen Aufwand von fast jedem genutzt werden, der in der Lage ist, einen Computer einzuschalten.

Nützliche Funktionen einer Vereinsverwaltungssoftware

Verwaltungssoftware für Vereine gibt es in verschiedensten Ausführungen teilweise schon für unter 20 Euro, so dass auch für das Budget kleinerer Vereine etwas Passendes zu finden ist. Die umfangreicheren Versionen für große Mitgliederzahlen sind zwar um einiges teurer, enthalten dafür aber auch umfassende und wichtige Features wie:

  • unbegrenzte Anzahl der verwaltbaren Mitglieder
  • Beitragsmanager für Aktivitäten wie: Beitragsänderung, komfortable Anlage‑, Zuordnungs- und Selektionsmöglichkeiten der verschiedensten Beitragsarten
  • komfortables und sicheres Online-Banking (Überweisungen, Lastschrifteinzug, Abruf der Kontoumsätze)
  • vereinsgerechte Buchhaltung (Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahme-Überschuss-Rechnung, automatische Umsatzsteuervoranmeldung, BWA)
  • transparente Buchhaltung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung via ELSTER-Modul
  • für Vereine geeignete Kontenpläne
  • Rechnungsassistent
  • umfangreiche, leicht abzurufende Auswertungen und Statistiken
  • erleichtere Korrespondenz (komfortable Serienbrieferstellung, Musterschreiben, Etikettendruck
  • uvm.

Solche Vereinsverwaltungsprogramme sind intuitiv bedienbar und bedürfen keiner extra Anlernphase. Zudem ist in vielen Programmen eine Testdatei enthalten, mit der sich wichtige Funktionen simulieren lassen, ohne dabei die Vereinsdaten zu gefährden. Ein Passwortschutz sichert die eingegebenen Daten vor dem Zugriff Unbefugter.

Alternativen zur Vereinsverwaltungssoftware

Neben dem schon genannten Excel und dem ebenfalls im MS Office enthaltenen Word gibt es noch ein paar andere Alternativen zu kostenpflichtigen Vereinsverwaltungsprogrammen. Diese sind jedoch meist weniger komfortabel und eignen sich am ehesten für kleine Vereine.

Bei Freeware-Angeboten kann z. B. deren stetige Weiterentwicklung oder dauerhafte Zurverfügungstellung nicht sicher gewährleistet werden. Auch Fehler in solchen Programmen werden nicht immer zur Zufriedenheit beseitigt. Es kann viel Arbeit und Zeit kosten, aus diesen Gründen wieder auf ein neues Produkt umzusteigen zu müssen.

Online-Dienste werden zur Vereinsverwaltung ebenfalls angeboten. Der Vorteil und sogleich Nachteil dieser Dienste liegt in der Speicherung der Daten in der sogenannten Cloud. Der Vorteil liegt darin, dass problemlos von überall her auf diese Daten zugegriffen werden kann und nicht nur an einem speziellen Rechner oder innerhalb des Vereinsnetzwerks. Gleichzeitig werden die Daten aber anfälliger für Zugriffe durch Unbefugte und dazu zählen genau genommen schon die Administratoren des jeweiligen Anbieters.